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La régularisation des charges locatives doit avoir lieu au moins une fois par an dans un logement loué vide. Le propriétaire compare alors les provisions versées chaque mois aux dépenses réelles, puis rembourse le trop-perçu ou réclame un complément. Délais, justificatifs, recours : voici les règles fixées par la loi du 6 juillet 1989.
Chaque année, des locataires reçoivent un rappel de charges inattendu, parfois plusieurs années après. D’autres attendent en vain le remboursement d’un trop-versé. Or la loi encadre précisément cette opération.
Ce guide détaille ce que le bailleur doit fournir, les délais à respecter et les solutions en cas de rappel tardif.
Qu’est-ce que la régularisation des charges ?
Dans un logement vide, le locataire paie chaque mois une provision pour charges, en plus du loyer. Son montant repose sur le budget prévisionnel et sur les dépenses de l’année précédente.
Ensuite, au moins une fois par an, le bailleur fait les comptes. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, il doit rembourser la différence. À l’inverse, si elles sont inférieures, il peut demander un complément.
Quelles charges peuvent être récupérées ?
Le bailleur ne peut refacturer au locataire que les charges prévues par le décret du 26 août 1987. Il s’agit, par exemple, de l’entretien des parties communes, de l’ascenseur, de l’eau froide et chaude, du chauffage collectif ou de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
En revanche, les grosses réparations, les frais de gestion du syndic ou l’assurance de l’immeuble restent à la charge du propriétaire.
Ce que le bailleur doit communiquer avant la régularisation des charges
Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer au locataire un décompte par nature de charges. Il doit aussi préciser le mode de répartition entre les logements de l’immeuble.
De plus, en cas de chauffage collectif, une note sur le calcul des frais de chauffage peut être nécessaire. Enfin, le bailleur doit tenir les justificatifs à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte.
Concrètement, le locataire peut donc demander à consulter les factures d’eau, les contrats d’entretien ou l’avis de taxe foncière qui mentionne la taxe d’ordures ménagères.
Exemple chiffré : un rappel de 140 euros
Un locataire verse 80 euros de provisions par mois, soit 960 euros sur l’année. Les dépenses récupérables réelles atteignent 1 100 euros.
Le propriétaire peut donc lui réclamer 140 euros. Toutefois, il doit d’abord lui adresser le décompte détaillé un mois avant. À l’inverse, si les dépenses réelles n’avaient atteint que 900 euros, il aurait dû lui rendre 60 euros.
| Situation | Provisions versées | Dépenses réelles | Résultat |
|---|---|---|---|
| Sous-estimation | 960 € | 1 100 € | Complément de 140 € à payer |
| Surestimation | 960 € | 900 € | Remboursement de 60 € au locataire |
Régularisation des charges : combien de temps pour réclamer ?
Le propriétaire peut réclamer des charges impayées pendant trois ans. Ce délai vaut aussi dans l’autre sens : le locataire dispose de trois ans pour se faire rembourser un trop-versé.
Ainsi, en novembre 2026, un bailleur peut encore réclamer des charges devenues exigibles à partir de novembre 2023. Au-delà, la prescription empêche toute demande.
Que faire face à une régularisation tardive ?
Une régularisation tardive reste possible, même si elle résulte d’un oubli ou d’une négligence du bailleur. Cependant, le juge peut la refuser s’il l’estime déloyale ou brutale, par exemple si le propriétaire n’a jamais répondu aux demandes du locataire.
Le droit à un paiement échelonné sur 12 mois
Si le bailleur n’a pas régularisé avant la fin de l’année civile qui suit l’exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement étalé sur douze mois. Il doit en faire la demande par lettre recommandée avec accusé de réception.
Par exemple, des charges de 2024 régularisées seulement en 2026 ouvrent ce droit. Le locataire peut alors régler un rappel de 600 euros en douze mensualités de 50 euros.
Et si le bailleur ne fait jamais la régularisation des charges ?
Certains propriétaires encaissent des provisions pendant des années sans jamais faire les comptes. Dans ce cas, le locataire peut lui-même demander le décompte annuel, de préférence par lettre recommandée.
Si les provisions semblent trop élevées par rapport aux dépenses réelles, il peut aussi réclamer le remboursement du trop-versé, dans la limite de trois ans. De plus, il peut demander que le montant des provisions soit ajusté pour l’avenir. En effet, des provisions sans lien avec les dépenses réelles ne respectent pas l’esprit de la loi.
La régularisation des charges en meublé et en colocation
Les règles diffèrent dans un logement meublé. Avec un bail mobilité, le locataire paie toujours ses charges sous forme de forfait, sans régularisation.
Avec un bail meublé classique, le contrat indique si le locataire paie un forfait ou des provisions. Le forfait ne donne lieu à aucun complément ni remboursement, mais le bailleur peut le réviser chaque année. En revanche, avec des provisions, les règles du logement vide s’appliquent.
En colocation, le bail peut aussi prévoir un forfait de charges, selon l’article 8-1 de la loi de 1989.
Comment contester un décompte de charges ?
D’abord, demandez par écrit les justificatifs au bailleur ou à l’agence. Vérifiez ensuite que chaque poste figure bien dans la liste des charges récupérables et que la répartition entre logements est cohérente.
En cas de désaccord persistant, plusieurs recours existent :
- solliciter l’agence départementale pour l’information sur le logement (ADIL), qui conseille gratuitement ;
- saisir la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice, sans frais ;
- en dernier recours, saisir le juge des contentieux de la protection.
Côté collectivités : bailleurs sociaux et taxe d’ordures ménagères
Dans le logement social, des textes particuliers s’appliquent, notamment l’article L442-3 du Code de la construction et de l’habitation et le décret du 9 novembre 1982. Les offices HLM, souvent rattachés aux collectivités, doivent donc respecter leurs propres listes de charges.
Par ailleurs, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, votée par les communes ou les intercommunalités, figure souvent parmi les premières charges récupérées. Toute hausse de cette taxe se répercute ainsi sur la régularisation des charges des locataires.
À lire aussi : nos articles sur le dépôt de garantie, le préavis d’un mois et le chauffage en panne.
Régularisation des charges : ce qu’il faut retenir
- Dans un logement vide, la régularisation a lieu au moins une fois par an.
- Le bailleur envoie le décompte par nature de charges un mois avant.
- Il conserve les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois.
- Bailleur et locataire disposent de trois ans pour réclamer des sommes dues.
- En cas de régularisation après la fin de l’année civile suivante, le locataire peut exiger un étalement sur douze mois.
- En meublé avec forfait ou en bail mobilité, il n’y a pas de régularisation.
La fiche officielle sur les charges locatives est disponible sur Service-Public.fr.
Sources : Service-Public.fr, fiche F947 « Charges locatives (charges récupérables) » ; loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 8-1, 23 et 25-10 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 ; décret n° 82-955 du 9 novembre 1982 ; Code de la construction et de l’habitation, article L442-3. Consultés le 3 novembre 2026. Photos : Alex Boyd, Kaja Sariwating, Adrien Olichon et Rachel Calvo / Unsplash.
