Quittance de loyer : votre propriétaire peut-il refuser de vous la remettre ou vous la facturer ?

Un propriétaire ou une agence ne peut pas facturer une quittance de loyer. Lorsque le locataire a payé intégralement le loyer et les charges et demande ce document, le bailleur ou son mandataire doit le transmettre gratuitement. La quittance de loyer doit distinguer le montant du loyer et celui des charges. Si le paiement n’est que partiel, le propriétaire n’a pas à délivrer une quittance complète, mais il doit remettre un reçu correspondant à la somme versée. Le bailleur ne peut l’envoyer par voie électronique qu’avec l’accord exprès du locataire. Une agence qui réclame des « frais de traitement » ou des « frais d’envoi » pour ce document contrevient donc aux règles applicables.

La quittance de loyer est obligatoire lorsque le locataire la demande

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est très clair.

Le bailleur ou son mandataire doit transmettre une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande.

Le propriétaire n’a donc pas l’obligation de l’envoyer spontanément tous les mois si le locataire ne demande rien.

En revanche, dès que le locataire la réclame et remplit les conditions, il ne peut pas simplement refuser.

La quittance de loyer est gratuite

La loi prévoit expressément sa gratuité.

Elle ajoute que le bailleur ne peut facturer au locataire aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance.

Une agence ne peut donc pas demander 2, 5 ou 10 euros par quittance de loyer sous prétexte de frais administratifs.

De même, le bailleur ne peut pas reporter sur le locataire le coût du papier, de l’impression ou du traitement informatique.

Peut-on facturer les frais d’envoi ?

Non : la loi interdit les frais liés à la gestion de la quittance.

La remise du document reste donc gratuite pour le locataire.

Ainsi, un bail ou un règlement d’agence qui prévoit systématiquement des frais pour obtenir ses quittances ne peut pas neutraliser cette obligation légale.

Le locataire peut donc demander la suppression de ces frais.

Que doit contenir la quittance de loyer ?

Elle détaille d’abord les sommes payées.

L’article 21 exige notamment de distinguer le loyer et les charges.

Une simple phrase qui affirme « somme reçue » sans ventilation n’est donc pas la forme normale prévue par la loi.

Le document doit ainsi prouver que le locataire a intégralement réglé le loyer et les charges de la période concernée.

Quelle différence avec un avis d’échéance ?

Le bailleur envoie un avis d’échéance avant ou autour de la date de paiement du loyer.

Cet avis indique ce que le locataire doit verser.

Une quittance de loyer est différente : elle atteste que le locataire a déjà intégralement payé le loyer et les charges concernés.

Par conséquent, un propriétaire ne peut pas répondre à une demande de quittance en transmettant uniquement l’avis d’échéance du mois.

En effet, les deux documents n’ont pas la même fonction.

Et si le locataire n’a payé qu’une partie du loyer ?

Dans cette situation, le propriétaire n’a pas à délivrer une quittance attestant d’un paiement intégral qui n’a pas eu lieu.

En revanche, la loi lui impose de remettre un reçu correspondant à la somme effectivement payée.

Par exemple, si le loyer et les charges représentent 850 euros et que le locataire n’en verse que 600, le bailleur doit pouvoir attester le paiement de ces 600 euros.

Le bailleur établira la quittance complète lorsque le locataire aura réglé l’intégralité de la somme due.

Peut-on demander une ancienne quittance de loyer ?

Oui.

Un locataire peut avoir besoin de quittances antérieures pour justifier son domicile, constituer un dossier locatif, effectuer une démarche administrative ou prouver le paiement de certains loyers.

Or, le bailleur ne peut pas transformer cette demande en prestation payante.

En effet, la loi ne limite pas la gratuité à la seule quittance du mois en cours.

En pratique, il est préférable de préciser par écrit les mois demandés.

Le propriétaire peut-il imposer uniquement un envoi par e-mail ?

Pas sans l’accord du locataire.

En effet, l’article 21 permet une transmission dématérialisée avec l’accord exprès du locataire.

Le propriétaire ne peut donc pas présumer automatiquement cet accord.

Cette règle protège surtout les personnes qui ont des difficultés avec les outils numériques ou qui veulent conserver des documents papier.

Une clause du bail peut-elle prévoir des frais ?

Une clause contractuelle ne peut pas supprimer une obligation prévue par la loi.

Supposons que le bail prévoie de facturer chaque quittance de loyer ou d’ajouter un forfait administratif à son émission. Cette stipulation ne permet pas au bailleur d’échapper à la gratuité prévue par l’article 21.

Le locataire peut alors demander la suppression de la somme facturée et, s’il l’a déjà payée, contester son bien-fondé.

Que faire si le propriétaire refuse ?

Commencez par demander la quittance de loyer par écrit, par exemple avec le modèle de lettre de Service-Public.

Indiquez le mois ou les mois concernés et rappelez que vous avez intégralement payé les loyers et charges.

Un courriel permet déjà de garder une trace.

En cas de refus persistant, une lettre recommandée peut être utile.

L’ADIL peut également informer gratuitement le locataire sur la démarche adaptée.

Pourquoi conserver chaque quittance de loyer ?

Une quittance de loyer constitue une preuve de paiement.

Elle sert notamment lors d’un désaccord sur une dette locative, d’un nouveau dossier de location ou de certaines démarches administratives.

L’ANIL rappelle que le document détaille les sommes versées en distinguant loyer et charges, et que le bailleur doit le transmettre gratuitement à la demande du locataire.

Il est donc prudent de garder les versions numériques ou papier pendant plusieurs années.

Une quittance prouve-t-elle que tout litige est réglé ?

Elle prouve le paiement des sommes mentionnées pour la période concernée.

Elle ne tranche pas nécessairement tous les autres litiges entre propriétaire et locataire.

Par exemple, un conflit relatif au dépôt de garantie, à une réparation, à une régularisation de charges ancienne ou à une dégradation peut exister indépendamment.

Le bailleur ne doit toutefois pas utiliser ces désaccords comme prétexte pour refuser une quittance correspondant à un loyer effectivement réglé.

Quittance de loyer : ce qu’il faut retenir

Si le locataire a intégralement payé le loyer et les charges, le propriétaire ou l’agence doit transmettre gratuitement une quittance lorsque le locataire en fait la demande.

Le bailleur ne peut facturer aucuns frais de gestion liés à ce document.

De plus, la quittance de loyer doit distinguer loyer et charges.

En cas de paiement partiel, le bailleur doit remettre un reçu plutôt qu’une quittance complète.

Enfin, l’envoi par voie électronique nécessite l’accord exprès du locataire.