Ces dernières années, on observe une forte augmentation de la dématérialisation des processus grâce au numérique. Ce qui engendre pour les sociétés et les organismes une gestion des contenus de plus en plus complexe. Celle-ci devenant encore plus difficile, à cause d’une augmentation préoccupante des fraudes informatiques. Ainsi, globalement, les volumes stockés de données sont en train d’exploser. Pour faire face à cette évolution, des solutions techniques existent, mais elles sont encore insuffisamment utilisées.
Une évolution obligatoire
La gestion des contenus par des solutions techniques actualisées reste encore trop méconnue.
Dans un premier temps, il est important de comprendre que les logiciels de gestion de contenus des organismes et des sociétés devront obligatoirement évoluer dans les prochaines années. Par conséquent, ces changements inévitables devront se planifier, afin de s’intégrer efficacement aux dispositifs existants. Sans oublier les coûts que ces changements impliqueront. Pour les rentabiliser, il faudra d’abord apprendre à utiliser les outils fournis par l’Intelligence Artificielle et le Machine Learning. Afin de mieux faire face aux volumes de données très importants inhérents au Big Data, au Cloud et à la Blockchain. Ainsi, à travers ces avancées, les sociétés devront apprendre à développer leur stratégie de Gestion Electronique des Documents (GED).
Des bénéfices majeurs de la gestion des contenus à découvrir
Comme on le voit, pour de nombreux organismes, des choix techniques de plus en plus complexes devront être faits. Or, aujourd’hui, les bonnes stratégies à adopter restent encore insuffisamment connues, pour traiter plus efficacement les flux de contenus. En effet, de multiples sociétés ignorent encore les bénéfices qu’elles peuvent tirer des nouvelles technologies. Alors que celles-ci permettent d’implanter de nombreux automatismes, concernant des tâches sans valeur ajoutée. Ce qui empêche de nombreux salariés d’effectuer un travail qui apporterait une réelle plus-value à leurs sociétés.
Des lacunes pénalisantes
A ce jour, selon une récente enquête, à peine plus de la moitié des organisations interrogées disposent d’outils efficaces de Gestion Electronique des Documents (GED). A savoir, capables de traiter de façon efficace des contenus, à l’aide de fonctions performantes d’automatisation ou d’indexation. Tout en respectant le Règlement Général sur la Protection des Données. Pour parvenir à cette gestion optimisée, un usage plus répandu des recherches faites par métadonnées devrait se généraliser. De plus, 80 % des sociétés sondées admettent qu’elles ne disposent pas aujourd’hui d’une interface unique, permettant une vision centralisée de leurs contenus. Parmi les carences actuelles les plus fréquentes, on constate une utilisation trop rare des moteurs d’Intelligence Artificielle. Alors qu’un pourcentage important des professionnels interrogés souhaiteraient bénéficier de moteurs d’IA personnalisée, capables d’enrichir leurs contenus. En clair, actuellement, les apports de l’Intelligence Artificielle demeurent encore sous-exploités.
Une réactualisation stratégique nécessaire
En conclusion, les résultats des enquêtes menées dans les entreprises font apparaître qu’une proportion considérable d’entre elles devra acquérir de nouveaux outils de gestion de contenus. Afin de pouvoir valoriser et de mieux utiliser leurs données. En pratique, cela implique que ces organisations devront réactualiser leurs systèmes de Gestion Electronique des Documents (GED). Ces derniers étant trop souvent dépassés ou insuffisants. Ainsi, sans cette mutation stratégique, à l’avenir, les prises de décision de ces organismes seront forcément inadaptées.
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Thierry Dulac
Laurence LAPORTE
Pierre Baron